ANALISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS
EL ROL DE ANALISTAS DE SISTEMAS
En este capítulo se examinan los aspectos básicos
de los diferentes tipos de sistemas de información, los diversos roles de los
analistas de sistemas, las fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas.
TIPOS DE SISTEMAS
Los sistemas de información se desarrollan
con diversos propósitos, según las necesidades de la empresa.
Los sistemas de procesamiento de
transacciones (TPS, Transaction
Processing Systems).
Funcionan al nivel operativo de una
organización, los sistemas de automatización de la oficina
(OAS, Office
Automañon Systems) y los sistemas de trabajo del conocimiento (KWS, Knowledge
Work Systems) apoyan el trabajo al nivel del conocimiento.
Los sistemas de información gerencial (MIS, Management Information Systems) y los
sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, Decisión Support Systems) se encuentran entre los sistemas de
alto nivel.
Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support Systems) se
encuentran en el nivel estratégico de la administración. Los sistemas de apoyo
a la toma de decisiones en grupo
(GDSS, Group Decisión Support Systems)
y los sistemas de trabajo corporativo
apoyados por computadora (CSCWS, Computer-Supported
Collaborative Work Systems).
SISTEMAS DE
PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
Los sistemas de procesamiento de
transacciones (TPS, Transaction
Processing Systems).
Son sistemas de información computarizada
creados para procesar grandes cantidades de datos
relacionadas con transacciones rutinarias de
negocios, como las nóminas y los inventarios.
SISTEMAS DE
AUTOMATIZACIÓN DE LA OFICINA Y SISTEMAS DE TRABAJO DEL CONOCIMIENTO
Los sistemas de automatización de la oficina
[OAS, Office Automation Systems] apoyan
a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos
nuevos, sino más bien analizan la información con el propósito de transformar
los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso,
distribuirlos formalmente con el resto de la organización y en ocasiones más
allá de ésta. Entre los componentes más comunes de un OAS están el procesamiento
de texto, las hojas de cálculo, la autoedición, la calendarización electrónica
y las comunicaciones mediante correo de voz, correo electrónico y
videoconferencia.
Los sistemas de trabajo del conocimiento
(KWS, Knowledge Work Systems] sirven
de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y
médicos, en sus esfuerzos de creación de nuevo conocimiento y dan a éstos la
posibilidad de compartirlo con sus organizaciones o con la sociedad.
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN GERENCIAL
Los (MIS) son sistemas de información
computarizados cuyo propósito es contribuir a la correcta interacción entre los
usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software [los programas de
cómputo] y el hardware (las computadoras, impresoras, etc.), funcionen de
manera coordinada, los sistemas de información gerencial dan apoyo a un
espectro de tareas organizacionales mucho más amplio que los sistemas de
procesamiento de transacciones, como el análisis y la toma de decisiones.
SISTEMAS DE APOYO A
LA TOMA DE DECISIONES
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones
(DSS, Decisión Support Systems].
Constituyen una clase de alto nivel de
sistemas de información computarizada. Los DSS coinciden con los sistemas de información
gerencial en que ambos dependen de una base de datos para abastecerse de datos.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones
se ajustan más al gusto de la persona o grupo que los utiliza que a los sistemas
de información gerencial tradicionales.
SISTEMAS EXPERTOS E
INTELIGENCIA ARTIFICIAL
La inteligencia artificial (AI, Artificial Intelligence), se puede
considerar como el campo general
para los sistemas expertos. Los sistemas
expertos utilizan las técnicas de razonamiento de la
AI para solucionar los problemas que les
plantean los usuarios de negocios (y de otras Áreas).
Los sistemas expertos conforman una clase muy
especial de sistema de información que se ha puesto a disposición de usuarios
de negocios gracias a la amplia disponibilidad de hardware y software como
computadoras personales (PCs) y generadores de sistemas expertos.
SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES EN
GRUPO Y SISTEMAS
DE TRABAJO COLABORATIVO APOYADOS POR
COMPUTADORA
Un sistema de apoyo a la toma de decisiones
en grupo (GDSS, Group Decisión Support
System) podría ser la solución. Este tipo de sistemas, que se utilizan
en salones especiales equipados
con diversas configuraciones, faculta a los miembros del grupo a interactuar con apoyo electrónico casi
siempre software especializado y la asistencia de un facilitador especial.
Término más general sistemas de trabajo colaborativo apoyados por computadora (CSCWS,
Computer-Supported Collaborative Work
Systems], que pueden contener
el respaldo de un tipo de software denominado groupware para la colaboración en equipo a través de computadoras conectadas en red.
SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS
Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support Systems) ayudan a
estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo
mediante herramientas gráficas y de comunicaciones, que por lo general se
encuentran en salas de juntas o en oficinas corporativas personales.
INTEGRACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE SISTEMAS
En esta sección se describen algunas de las
nuevas tecnologías de información que los analistas de sistemas utilizarán para
empresas que buscan integrar sus aplicaciones de comercio electrónico con sus
negocios tradicionales, o bien, iniciar negocios electrónicos completamente
nuevos.
APLICACIONES DE COMERCIO ELECTRÓNICO Y
SISTEMAS WEB
Muchos de los sistemas que se describen en
este libro pueden dotarse de una mayor funcionalidad si se migran a la World
Wide Web o si desde su concepción se implementan como
tecnologías basadas en la Web. Hay muchos
beneficios derivados de la implementación de una aplicación en la Web:
1. Una creciente difusión de la
disponibilidad de un servicio, producto, industria, persona o grupo.
2. La posibilidad de que los usuarios accedan
las 24 horas.
3. La estandarización del diseño de la
interfaz.
4. La creación de un sistema que se puede
extender a nivel mundial y llegar a gente en lugares
remotos sin preocuparse por la zona horaria
en que se encuentren.
SISTEMAS DE PLANEACIÓN DE RECURSOS
EMPRESARIALES
Esta integración es precisamente el propósito
de los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning). El
establecimiento de los sistemas ERP implica un enorme compromiso y cambio por
parte de la organización.
Es común que los analistas de sistemas
desempeñen el papel de asesores en los proyectos de ERP que utilizan software
patentado. Entre el software más conocido de ERP se encuentran SAP, PeopleSoft
y paquetes de Oracle y J.D. Edwards. Algunos de estos paquetes están diseñados
para migrar a las empresas a la Web.
SISTEMAS PARA DISPOSITIVOS INALÁMBRICOS Y
PORTÁTILES
Los analistas tienen la exigencia de diseñar
una gran cantidad de nuevos sistemas y aplicaciones, muchos de ellos para
dispositivos inalámbricos y computadoras portátiles como la popular serie de
computadoras Palm y otros asistentes personales digitales (PDAs, Personal
Digital Assistants).
Las redes inalámbricas de área local (WLANs, Wireless Local Área Networks), las
redes de fidelidad inalámbrica, conocidas como WI-FI, y las redes inalámbricas
personales que agrupan a muchos tipos de dispositivos dentro del estándar
conocido como Bluetooth, constituyen sistemas cuyo diseño podrían solicitarle a
usted en su función de analista.
SOFTWARE DE CÓDIGO
ABIERTO
El software de código abierto es una
alternativa al desarrollo de software tradicional cuyo código
patentado se oculta a los usuarios.
Representa un modelo de desarrollo y
filosofía de distribución de software gratuito y publicación de su código
fuente.
El desarrollo de código abierto es útil para
los dispositivos portátiles y el equipo comunicaciones. Su uso podría estimular
el progreso en la creación de estándares para que los
dispositivos se comunicaran con más
facilidad.
LANECESÍ'DADÍELANKÍ'SÍSYDISEM'D
El análisis y diseño de sistemas, tal como lo
realizan los analistas de sistemas, tiene el propósito
de analizar sistemáticamente la entrada o el
flujo de datos, procesar o transformar datos, el almacenamiento de datos y la
salida de información en el contexto de una empresa en particular.
Más aún, el análisis de sistemas se emplea
para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de las
empresas, a través de sistemas de información computarizados.
ROLES DEL ANALISTA DE SISTEMAS
El analista de sistemas evalúa de manera
sistemática el funcionamiento de un negocio mediante
el examen de la entrada y el procesamiento de
datos y su consiguiente producción de información, con el propósito de mejorar
los procesos de una organización.
EL ROL DE CONSULTOR DEL ANALISTA DE SISTEMAS
Con frecuencia, el analista de sistemas
desempeña el rol de consultor para un negocio y, por
tanto, podría ser contratado de manera
específica para enfrentar los problemas de sistemas de información de una
empresa.
Esta contratación se puede traducir en una
ventaja porque los consultores externos tienen una perspectiva fresca de la
cual carecen los demás miembros de una organización.
También se puede traducir en una desventaja
porque alguien externo nunca conocerá la verdadera cultura organizacional.
EL ROL DE EXPERTO EN SOPORTE TÉCNICO DEL
ANALISTA DE SISTEMAS
Otro rol que tendrá que desempeñar es el de
experto en soporte técnico dentro de la empresa
en la cual labora de manera regular. Como
experto de soporte técnico, usted no está a cargo del proyecto; tan sólo actúa
como recurso para aquellos que sí lo están.
EL ROL DE AGENTE DE CAMBIO DEL ANALISTA DE
SISTEMAS
El rol más completo y de mayor
responsabilidad que asume el analista de sistemas es el de
agente de cambio, ya sea interno o externo
para la empresa. Como analista, usted es un agente
de cambio si desempeña cualquiera de las
actividades relacionadas con el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (que
se explicará en la siguiente sección) y está presente en la empresa
durante un largo periodo (de dos semanas a
más de un año).
CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS
El analista es un solucionador de problemas.
Es una persona que aborda como un reto el análisis de problemas y que disfruta
al diseñar soluciones factibles.
El analista debe contar con la capacidad de
afrontar sistemáticamente cualquier situación mediante la correcta aplicación
de herramientas, técnicas y su experiencia.
El analista de sistemas debe ser una persona
autodisciplinada y automotivada, con la
capacidad de administrar y coordinar los
innumerables recursos de un proyecto.
EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS
Los analistas no se ponen de acuerdo en la
cantidad de fases que incluye el ciclo de vida
del desarrollo de sistemas, pero en general
alaban su enfoque organizado. Aquí hemos dividido
el ciclo en siete fases:
IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y
OBJETIVOS:
Acá el analista observa objetivamente lo que
sucede en un negocio. Esta etapa es crítica para el éxito del resto del
proyecto, pues a nadie le agrada desperdiciar tiempo trabajando en un problema
que no era el que se debía resolver.
DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE
INFORMACIÓN:
El analista es la determinación de los requerimientos
de información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para
determinar los requerimientos de información de un negocio se encuentran
métodos interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación de
datos impresos y la aplicación de cuestionarios.
ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL
SISTEMA:
Aquí el analista tiene herramientas la cual
es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los
procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma gráfica
estructurada. Analiza también las decisiones estructuradas que se hayan tomado.
DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO:
El analista utiliza la información recopilada
en las primeras fases para realizar el diseño lógico del sistema de
información. El analista diseña procedimientos precisos para la captura de
datos que aseguran que ios datos que ingresen al sistema de información sean
correctos. Facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información
mediante técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.
DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SOFTWARE:
El analista trabaja de manera conjunta con
los programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Entre
las técnicas estructuradas para diseñar y documentar software se encuentran los
diagramas de estructura, los diagramas de Nassi-Shneiderman y el pseudocódigo.
El analista se vale de una o más de estas herramientas para comunicar al
programador lo que se requiere programar.
PRUEBAS Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA:
Para que el sistema esté en funcionamiento es
necesario antes probarlo. Es mucho menos costoso encontrar los problemas antes
que el sistema se entregue a los usuarios.
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA:
Acá se capacita a los usuarios en el manejo
del sistema. Parte de la capacitación la imparten los fabricantes, pero la
supervisión de ésta es responsabilidad del analista de sistemas.
También el analista tiene que planear una
conversión gradual del sistema anterior al actual.
IMPACTO DEL MANTENIMIENTO
Después de instalar un sistema, se le debe
dar mantenimiento, es decir, los programas de
cómputo tienen que ser modificados y
actualizados cuando lo requieran. El mantenimiento se realiza por dos razones.
La primera es la corrección de errores del software.
No importa cuan exhaustivamente se pruebe el
sistema, los errores se cuelan en los programas de cómputo. El momento que se
detectan. La otra razón para el mantenimiento del sistema es la mejora de las
capacidades del software en respuesta a las cambiantes necesidades de una organización,
que por lo general tienen que ver con alguna de las siguientes tres
situaciones:
1. Con frecuencia, después de familiarizarse
con el sistema de cómputo y sus capacidades,
los usuarios requieren características
adicionales.
2. El negocio cambia con el tiempo.
3. El hardware y el software cambian a un
ritmo acelerado.
USO DE HERRAMIENTAS CASE
Los analistas de sistemas se apoyan en estas
herramientas, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida, para
incrementar la productividad, comunicarse de manera más eficiente con los
usuarios e integrar el trabajo que desempeñan en el sistema.
RAZONES PARA EL USO DE LAS HERRAMIENTAS CASE
Aumento en la
productividad del analista
Visible Analyst (VA) es una herramienta CASE que
da al analista de sistemas la posibilidad de realizar planeación, análisis y
diseño por medios gráficos, con el propósito de construir aplicaciones cliente-servidor
y bases de datos complejas.
Mejora de la comunicación
analista-usuario
Para que el sistema propuesto se concrete y sea
útil en la práctica, es esencial una excelente comunicación entre analistas y
usuarios durante todo el ciclo de vida del desarrollo de sistemas.
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